Meu tempo é quase todo dedicado ao e-mail. Não consigo fazer mais nada!- O e-mail resolveu meus problemas de comunicação. Agora tenho tempo para fazer meu trabalho, pois me comunico com toda a equipe sem sair da minha sala. Acho ótimo!Estas duas frases normalmente são ditas pelas mesmas pessoas. Ora o e-mail é a salvação, a ferramenta de produtividade, a forma eficaz de comunicação, a maneira simples e prática de divulgar informações para toda a organização, a melhor maneira de se enviar um arquivo grande para alguém que precisa dele. Ora ele é taxado de pesadelo, pois é fonte de desperdício de tempo quando se recebe tanta coisa inútil, ou várias cópias de uma mesma mensagem (da qual você já tinha conhecimento), por estar mal redigido e quase incompreensível, por recebermos informações que não nos interessam ou porque seu endereço eletrônico foi incluído de novo naquela corrente (“mande cópia para dez amigos, senão…”).
O fato é que ele é a forma mais dinâmica, rápida e eficaz de comunicação surgida nos últimos anos, e veio para ficar. Então, que tal tirar proveito disso e usá-lo como aliado? Algumas idéias, se postas em prática, podem nos ajudar a usar o correio eletrônico de uma maneira mais segura, eficaz e agradável:
1. Só leia o que for de seu interesse.
Delete imediatamente aqueles assuntos que não lhe dizem respeito, quer seja verificando pelo assunto ou na leitura das primeiras linhas.
2. Devolva ao remetente os e-mails que recebe regularmente se os mesmos não lhe são úteis. Cuidado ao fazer a mesma coisa com e-mails de fora da empresa, pois muita gente compra mala direta onde os endereços não são fornecidos (o envio é feito por terceiros), e quando você responde, eles ficam conhecendo o seu em particular, e o incluem numa nova lista de envio…
3. Redija seus e-mails da mesma forma que gostaria de recebê-los: concisos, objetivos e de leitura rápida. Muitas pessoas deixam para ler depois o que lhes parece maior e mais complexo. E podem não fazê-lo a tempo de tomar alguma ação que você pedia, ou simplesmente esquecerem deles e deletá-los dias depois.
4. Organize suas caixas de entrada e saída de forma a poder acessar e consultar seus arquivos de e-mails com mais facilidade e simplicidade.
5. Não mande um e-mail esperando resposta imediata, não marque uma reunião para daqui a 1 hora por e-mail, não cobre na hora do almoço respostas a e-mails mandados pela manhã. O destinatário pode ter tido uma reunião, ou ter se atrasado no trânsito ou outro imprevisto. Nestes casos, telefone ou celular funcionam muito melhor.
6. Uma pesquisa mostrou que nos Estados Unidos o tempo dedicado por gerentes e profissionais para tratamento de e-mails aumentou de 1h 15min para 2h em apenas dois anos. Cuidado, pois o mesmo pode estar acontecendo no Brasil, e a tendência dessas pessoas vai ser fazer uma triagem de sua caixa postal e se livrar rapidamente de tudo que parece não interessar, usando critérios como assunto, tamanho da mensagem, forma de apresentação do texto e até estilo de redação inadequado (confuso? não entendi? deleto).
7. De minha experiência pessoal com e-mails, e ouvindo depoimentos de outras pessoas, acredito que se o campo “Assunto” for bem escrito, com clareza e concisão, e ainda assim informativo, estes serão lidos antes dos outros. Mais, se o tempo for curto, só serão lidos e respondidos os que já fizerem um precioso resumo naquele campo. Evito ou simplesmente deleto e-mails com assuntos do tipo “de seu interesse”, “para você “, “leia com atenção” ou “Re: Re: Re: xxxxxxxxx”.
8. Ao enviar vários arquivos anexados recomenda-se mandar mais de um e-mail, cada um contendo alguns desses arquivos. Isto faz com que as mensagens sejam menores, gastem menos tempo para serem recebidas, diminui o risco da pessoa que está recebendo cancelar o recebimento porque o anexo é grande, e permite a retransmissão de apenas uma parte se houver qualquer problema na recepção.
9. Evite enviar e-mails com arquivos gigantescos anexados. Nem todas as pessoas tem internet de banda larga para recebê-los bem através de um programa de e-mail. Nesses casos, use sites especiais que fazem isso para você de graça, como por exemplo o YouSendIt, que permite que seus arquivos sejam baixados através de um browser.
10. Finalmente, certifique-se que o uso do e-mail é o mais adequado para aquilo que você pretende comunicar ou enviar para seus destinatários. O correio eletrônico é extremamente útil e indispensável, mas pense também em alternativas como uma conversa por telefone, o velho e tradicional fax, uma correspondência pessoal, ou mesmo uma conversa ao vivo na sala de seus companheiros de trabalho ou durante o almoço.
Quem sabe se por vezes não se consegue mais resultados frente a frente, olho no olho durante uma conversa do que com uma fria mensagem na tela do computador?
Por: Fernando Henrique da Silveira Neto
Este artigo foi importado do blog do Dr Geraldo Nunes
http://www.geraldonunes.blogspot.com/
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